Workflow zu deutsch auch Arbeitsablauf genannt,
ist ein festgelegter Ablauf von Aktivitäten eines Unternehmens,
oder Organisation. Hierbei handelt es sich um eine
Computergestützte Modifizierung, oder auch Modellierung von
Prozessen. Das bedeutet das im Vorfeld die Zuweisung der
Aufgabenfelder erfolgt und die Übergaberichtlinien festgelegt
werden. Im IT Bereich wird unter Workflow als Technik für
eine Überwachung von Geschäftsabläufen verstanden. Im Bereich der
Grafik wird Workflow oft als Abstimmung gesehen. Beispielsweise bei
der Abstimmung von Dateiformaten zwischen Layoutern, Druckern und
Redakteure, ohne konvertierungs Verlust. Diese Arbeitsabfolgen
sollen behilflich sein bei der Sicherstellung der Arbeitsabläufe in
einer Organisation und verschiedene Anwendungen optimal
einbinden.
Workflow Management
Um diesen Arbeitsablauf zu erleichtern gibt es das Workflow-
Management. Hierbei handelt es sich um eine Automatisierung der
Geschäftsprozesse. Dies bedeutet das dass Workflow- Management die
Grundlage von Spezifikationen für die Ausführung von Workflow mit
der Hilfe von IT- Systemen. Dies ist eine Möglichkeit das
Geschäftsprozessmanagement technologisch Unterstützung zu bieten.
Somit umfasst das Workflow- Management alle Aufgaben die bei der
Steuerung des Workflows, Simulation, Modellierung, Spezifikation
sowie die Ausführung erfüllt werden müssen. Die zu
verfolgenden Ziele des Workflow- Managements sind eine Verbesserung
der Qualität von Prozessen, die Transparenz, Flexibilität und
Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden, eine Reduzierung von
Bearbeitungszeiten und Kosten, Prozesse sollen einheitlich werden
und Medienbrüche sollen vermieden werden. Jedoch bringt dieses
Workflow- Management auch einige Probleme mit sich. So zum Beispiel
werden Ideen zur Geschäftsprozessverbesserung eher ausgebremst, da
dieses Management einen strengen Rahmen verfolgt. Durch das
Workflow- Management ist es möglich einen Fehler dem direkten Team
zu zuordnen, was zur Folge haben kann, das diese beteiligten
Personen eher untätig im Hintergrund bleiben. Des Weiteren schafft
es nicht die nötige Motivation der Mitarbeiter, da diese nur den
Dienst nach Vorschrift machen müssen und kreativ eingeengt
sind.
Beispiel für Workflow Software
Neben unzähligen Herstellern von Workflow Software ist ein
bekannter Hersteller IBM Lotus Notes. Dieser hat eine Software
entwickelt die das Workflow- Managemt regelt und dem Unternehmen
oder der Organisation Unterstützung bietet. IBM Lotus Notes steuert
Formulare, Anwendungen und Vorgänge effizienter. Mit dem Workflow-
Modul werden Reaktionszeiten und Wettbewerbsfähigkeit gesteigert.
So bietet diese Software einen automatisierten Ablauf, eine
grafische Visualisierung, internationalen Einsatz und eine einfache
Administrierung. Der internationale Einsatz durch die mehrsprachige
Anwendung hat die Vorteile das auch Kollegen im Ausland mit dieser
Software arbeiten können, aber das auch beliebige Anwendungen, oder
auch nur Teile davon in eine andere Sprache übersetzt werden
können, ohne zusätzlichen Aufwand an Programmierungsarbeiten. Die
Visualisierung bringt folgenden Vorteil mit sich, denn so können
Prozesskonfigurationen mit dem Visualisierungsprogramm grafisch
dargestellt werden. In diesem Programm ist ein Tool integriert
welches eine Animation oder Tests der Prozesse ermöglicht. Außerdem
bietet die Software eine bereits fertige Workflow- Lösung an.
Beispielsweise eine Urlaubsdatenbanken, oder auch
Investitionsanträge.
